校内各部门、单位：

      为方便参与2022年中长期贷款设备更新改造项目的师生完成资产验收及财务报销手续，现将办理流程要点说明如下：

   一、列支项目

      贷款支付的80%部分及全部由贷款列支的设备，由中长期贷款项目（部门号00，项目编号000569）列支；20%配套部分由科研项目及配套项目列支。

二、办理要点

（一）借款

 办理借款的单据，由财务处按签订的采购合同信息统一填制，自3月27日起依次通知部门（学院）至行政楼A107室领取，由项目负责人、设备采购人、借款人手书签字确认后，以部门（学院）为单位交至财务处行政楼A107室，由财务处完成后续内控审批手续。本环节不作实际付款，完成后将落实合同的采购人及准确的采购金额，解冻项目配套资金。

（二）进口设备（软件）提示付款

进口设备（软件）合同采购人携带学校与外贸代理商签订的采购合同、外贸代理商与供货商签订的采购协议及转出通知（监管账户协议中的附件2）到财务处18号窗口办理监管账户的支付手续，待银行审核后完成监管账户资金支付手续。

（三）验收

进口或国产设备（软件）验收手续一致，都应在固定资产管理系统中办理资产登记。

仪器设备（软件）验收合格后，通过固定资产管理系统进行资产登记（经费来源选择：中长期贷款；合同编号格式如下：HEBUT-2022TX-123，具体编号与签订合同保持一致），审核通过后打印验收单并签字。仪器设备类验收单签字、打印资产标签请到资产与实验室管理处（北辰校区行政楼B324），软件类验收单签字请到信息安全与技术服务中心（北辰图书馆1楼西侧）。

（四）冲借款

进口或国产设备（软件）办理还款手续时，都应先在固定资产管理系统中完成资产登记，再登录财务网上报账系统填制资产报销单。

填制资产报销单时应注意：

1.贷款支付的80%部分及配套支付的20%部分，应填在一张资产报销单上。

2.在选择“支付方式”环节，须使用“冲暂付款”，选定相应的借款信息，并点击确认。

3.本环节采用线下审批方式，业务经办人仅需要完成经办人、验收人及项目负责人的签字审批即可，其余内控审批流程由财务处发起执行。

4.使用履约保证金方式签订合同的，需在资产报销单空白处标注“返还履约保证金”字样，及合同中供货方账户信息（包括开户名、账号、开户行、大额行号），经财务核对无误后按合同约定返还保证金；使用监管账户支付的，需提供合同及转出通知（监管账户协议中的附件2）到财务处18号窗口办理监管账户的支付手续，待银行审核后完成监管账户资金解付手续。

财务处联系人及电话：

核算科：董树奇 叶惠茹60438387

资产登记审核联系人及电话：

仪器设备类： 崔羽 曹翠瑶 60438414

软件类：黄妍妍 60200013

                                                      财务处

                                          资产与实验室管理处

                                             信息安全与技术服务中心

                                                  2023年3月24日